Представьте документ, который появился на экране. Его распечатали ради подписи, затем отсканировали — и снова получили электронный файл. Получился круг: цифра, бумага, снова цифра.

Российский День без бумаги, который приходится на четвёртый четверг октября, предлагает задуматься о таких переходах. Смысл акции — использовать бумагу рационально и сокращать ненужный расход, сохраняя природные ресурсы. [5] Обычная распечатка — удобное место, с которого можно начать.

Что предложили организаторы

Первый World Paper Free Day прошёл 28 октября 2010 года. Его запустила AIIM — профессиональная ассоциация в сфере управления информацией. По её итоговому отчёту, отделения и волонтёры провели более двадцати мероприятий в разных странах. [2]

Перед акцией Джон Манчини писал от имени AIIM: технологии уже существуют, а труднее изменить способы работы и корпоративную культуру. В рекомендациях были вполне конкретные шаги: получать счета электронно, заменить бумажные анкеты веб-формами, совместно редактировать документы в общем цифровом хранилище. Если печать необходима — хотя бы проверить текст заранее, чтобы не распечатывать исправленную версию ещё раз. [1]

Это позволяло начать с небольшого действия. Для отказа от лишнего черновика не требовалось сначала переустроить всю организацию.

Российский конкурс: от идеи к действию

В России инициативу поддержал проект DOCFLOW. Уже 28 октября 2010 года он объявил конкурс идей по сокращению расхода бумаги в компаниях. В приглашении соединялись две цели: удобная работа с документами и помощь окружающей среде. [3]

В 2011 году DOCFLOW приглашал в конкурс компании и частных лиц. Участникам предлагали сдавать макулатуру, делиться советами по экономии бумаги, применять их на практике и присылать фото- или видеоотчёты о том, как прошёл день. [4]

Организаторы называли эти действия «безбумажными подвигами» и начисляли за них конкурсные баллы в виде «спасённых деревьев». Это была игровая система конкурса. Среди призов были сканер и программы для работы с документами, а главным призом для частных участников — iPad 2. [4]

Так в одном приглашении соседствовали макулатура, электронные документы и личный опыт участников. Участвовать можно было и без должности руководителя, отвечающего за закупку новой системы.

Четвёртый четверг октября

Российскую дату указывает, в частности, Росприроднадзор: четвёртый четверг октября. По этому правилу дни 2010 и 2011 годов пришлись на 28 и 27 октября. [2]⁠[4]⁠[5]

У международной акции встречались и другие даты: в 2016 году AIIM объявляла World Paper Free Day на 4 ноября. Поэтому конкретное международное мероприятие стоит отличать от российского календарного правила. [6]

Когда документу действительно нужна бумага

Вернёмся к документу из начала рассказа. Бумажный этап в его маршруте появился ради подписи. Ещё в рекомендациях AIIM 2010 года предлагалось выбирать способ электронной подписи под требования конкретного процесса. [1]

В России условия признания таких документов закреплены в законе № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Статья 6 приравнивает документ с квалифицированной электронной подписью к бумажному с собственноручной подписью, кроме случаев, когда законодательство требует исключительно бумажного носителя. Для простой и неквалифицированной подписи предусмотрены отдельные условия признания. [7]

Поэтому решение зависит от назначения документа и требований к нему. Где-то бумажный оригинал необходим; в другом процессе можно согласовать и подписать документ электронно.

Для Дня без бумаги достаточно выбрать один обычный документ и проследить его путь: кто его создаёт, кому передаёт, зачем печатает и где хранит. Зачем именно на этом участке понадобилась бумага?

Иногда у листа будет хороший ответ. А иногда выяснится, что он появился только затем, чтобы через несколько минут снова стать файлом.

Источники и материалы

  1. John Mancini, AIIM. “Let’s All Use More Paper! – #WPFD”, 5 октября 2010 года. Материал перед первым World Paper Free Day: дата, первоначальная постановка проблемы, роль рабочих привычек и перечень безбумажных практик. AIIM: Let’s All Use More Paper! – #WPFD
  2. John Mancini, AIIM. “A Recap of 2010 Highlights for AIIM and ECM – and Thank You”, 21 декабря 2010 года. Подтверждение запуска World Paper Free Day 28 октября 2010 года и проведения более двадцати мероприятий. AIIM: A Recap of 2010 Highlights
  3. DOCFLOW. «28 октября — Международный День без бумаги или как отметить World Paper Free Day», 28 октября 2010 года. Свидетельство российского участия в первой акции и конкурса инициатив по сокращению бумаги. Публикация DOCFLOW на Хабре
  4. DOCFLOW. «Спасаемся от бумажного потопа, или как провести с пользой Международный день без бумаги», 13 октября 2011 года. Российская акция 2011 года, участие компаний и частных лиц, практические способы сокращения бумажных стадий. Публикация DOCFLOW на Хабре, 2011
  5. Росприроднадзор. «Специалисты Росприроднадзора отмечают День без бумаги и призывают использовать её рационально», 27 октября 2022 года. Российское правило — четвёртый четверг октября — и призыв сокращать ненужный расход бумаги. Публикация Росприроднадзора
  6. John Mancini, AIIM. “8 Reminders About Why World Paper Free Day Matters”, 10 августа 2016 года. Дата World Paper Free Day 4 ноября 2016 года; подтверждает расхождение поздней международной практики с российским октябрьским правилом. AIIM: 8 Reminders About Why World Paper Free Day Matters
  7. Федеральный закон от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи», статья 6. Условия равнозначности электронного и бумажного документов, виды подписей и исключения. КонсультантПлюс: статья 6 закона № 63-ФЗ
  8. Трудовой кодекс РФ, статья 112. Перечень нерабочих праздничных дней; основание для указания «без дополнительного выходного» в подзаголовке. КонсультантПлюс: статья 112 ТК РФ

Опубликовано

Редакция Календарь365.Ру